Bérelt ügyviteli rendszer webáruházhoz: mikor kell, és mit nézz meg előtte?

Röviden: A bérelt ügyviteli rendszer felhős szoftver, amelyben havidíjért kezeled a készletet, a rendeléseket, a számlázást és a vevőket, telepítés és saját szerver nélkül. Webshop mellé akkor van rá szükség, ha több értékesítési csatornád vagy raktárad van. Ha egyetlen webáruházból árulsz, sokszor elég a webáruház-motor saját admin felülete és egy hozzá kötött számlázóprogram.

Mi az az ügyviteli rendszer?

Az a program, amelyben a cég napi adminisztrációja összefut. Itt látod, mi van a raktárban, mit rendeltek a vevők, mit rendeltél a beszállítótól, kinek mennyit számláztál, és ki tartozik még. A jobbak árajánlatot, szállítólevelet, pénztárat és kimutatásokat is adnak.

A könyvelést nem váltja ki: a főkönyv, a bevallások és a mérleg a könyvelő munkája, az ügyviteli program azokat a bizonylatokat és mozgásokat állítja elő, amelyekből ő dolgozik.

Bérelt vagy telepített?

A telepített program a saját gépeden vagy szervereden fut. A licencet egyszer vagy évente fizeted, a mentés és a frissítés a te dolgod. A bérelt, más néven felhős vagy SaaS rendszer a szolgáltató szerverén fut, böngészőből vagy telefonról éred el, és havidíjat fizetsz érte. A frissítést, a mentést és a jogszabályváltozások beépítését a szolgáltató intézi.

Kisvállalkozásnak a bérelt változat a legtöbbször egyszerűbb. Nem kell gépet üzemeltetni, és a webshoppal is könnyebben összeköthető. A telepített programnak viszont megvannak a maga előnyei. Ha évek óta abban él a cég teljes nyilvántartása, a licenc ki van fizetve, és a pult melletti gép akkor is számláz, amikor elmegy az internet, akkor a költözés könnyen többe kerül, mint amennyit hoz.

Modulok, amelyekre egy webshopnak tényleg szüksége van

Nem kell minden modult megvenni. Webshop mellett a készletkezelés a legfontosabb: szabad és foglalt készlet, raktárhelyszín, bevételezés és leltár. Közvetlenül utána jön a rendeléskezelés, vagyis hogy a webshopból érkező rendelés milyen állapotban van, mi teljesült belőle részben, és mi jött vissza. A számlázó modul állítja ki a számlát, a díjbekérőt, a sztornót és a jóváírást, és elküldi a számla adatait a NAV-nak.

A vevőnyilvántartás akkor hasznos, ha visszatérő vevőid vannak, vevőcsoportokkal vagy egyedi árakkal. Beszerzési modul akkor kell, ha sok beszállítótól rendelsz, és követnéd a beszerzési árat meg az árrést. A pénzügyi modul a kintlévőségeket, a befizetéseket és a pénztárat kezeli. Kisebb boltnál ezt a számlázóprogram és a bank is lefedi. A kimutatások (forgalom, árrés, áfa-összesítő, készletérték) a legtöbb rendszerben alapból benne vannak.

Kapcsolat a webáruházzal

A kapcsolat kétirányú. A webshopból rendelés megy az ügyviteli rendszerbe, onnan pedig készlet és ár jön vissza a webshopba. Ha ez nem automatikus, valakinek naponta kézzel kell átírnia, és előbb vagy utóbb eladsz egy terméket, ami már nincs meg.

Készletszinkron

A raktári mennyiség néhány percen belül megjelenik a webshopban. Ehhez a két rendszernek ugyanazzal a cikkszámmal kell ismernie a terméket. A változatoknál (méret, szín) szokott elcsúszni a dolog: ha a webshop és az ügyviteli rendszer másképp tárolja őket, a szinkron csak azoknál a termékeknél fog működni, ahol a cikkszám mindkét oldalon egyezik.

Számla

Számlát csak egy rendszer állítson ki. Képzeld el, hogy a webshop a sikeres fizetés után automatikusan számlát küld, közben az ügyviteli rendszer is átveszi a rendelést, és ott is készül egy. Ugyanarról a rendelésről két számla születik, mindkettő adata beérkezik a NAV-hoz, és az egyiket utólag sztornóznod kell. Döntsd el előre: vagy a webshop indítja a számlázást a számlázóprogramon keresztül, vagy a rendelés átkerül az ügyviteli rendszerbe, és ott készül a számla.

Mikor elég a webáruház-motor saját felülete?

Sokan azért keresnek ügyviteli rendszert, mert azt hiszik, a webshop admin felülete csak termékfeltöltésre jó. Egy mai webáruház-motorban a napi munka nagy része már benne van.

A dajkashop.hu motorjában minden élő boltban fut a készletkezelés raktárhelyszínnel és beszállítóval. A rendelések minden állapotváltása visszanézhető, és részleges vagy teljes visszatérítést is indíthatsz. A termékeket XLSX vagy CSV fájlból töltheted be, és ugyanígy exportálhatod. Van áfa-kimutatás, árrés-riport, szállítólevél-nyomtatás, a vevőket pedig címkékkel csoportosíthatod.

A számlát nem a motor állítja ki, hanem a hozzá kötött számlázóprogram. A Számlázz.hu kapcsolat élesben fut, a Billingo és a szlovák, cseh piacra szánt SuperFaktura kapcsolata kész, ezeket bekapcsoláskor állítjuk be. A számla elkészülhet automatikusan a sikeres kártyás fizetés után, vagy amikor a rendelés egy általad kijelölt állapotba lép.

Külső rendszerekhez is kapcsolódik. A Webshippy raktári kiszolgálás készlete az egyik élő boltban magától visszaíródik a webshopba. A Kulcs-Ügyvitel webszinkronjához is elkészült a csatlakozás: rendeléseket tölt le, készletet és árat tölt fel, a vevőket és a vevőcsoportokat egyezteti. Ezt bekapcsoláskor veled együtt állítjuk be és próbáljuk ki.

Ha csak a webáruházból és esetleg egy bolti pultról árulsz, egy közös készletről, a számlát egy számlázóprogram állítja ki, és nincs gyártásod vagy anyagnormád, akkor a webshop saját felülete elég. Külön ügyviteli rendszert akkor vennék, ha több piactéren, nagykereskedelemben és webshopban is értékesítesz, több raktárad van, gyártasz, vagy a könyvelést már egy adott program adataira építettétek. Ilyenkor a webshop a rendelésfelvétel helye, az ügyviteli rendszer pedig a központ.

NAV Online Számla

2021 óta minden belföldi számla adatát valós időben jelenteni kell a NAV Online Számla rendszerébe, akkor is, ha a vevő magánszemély. Magánszemély vevő nevét és címét nem küldik be, csak azt, hogy magánszemélynek szólt a számla.

Az adatot a számlázóprogram küldi, amely a NAV-nál regisztrált számlázó szoftverként automatikusan továbbít. A dajkashop.hu motorja ezért szándékosan nem bocsát ki számlát: a NAV-jelentést mindig a bekötött számlázóprogram végzi, így nincs két jelentő ugyanarra a rendelésre.

Hogyan válassz bérelt ügyviteli rendszert?

Mielőtt előfizetsz, menj végig ezen a listán. Ahol nincs egyértelmű válasz, kérj próbaidőt, és teszteld a saját termékeiddel, a saját változataiddal.

1. Van-e kész kapcsolat a te webáruház-motoroddal, vagy külön fejlesztést kell rendelni hozzá?
2. Milyen gyakran fut a készletszinkron, és eltérésnél melyik rendszer adata számít?
3. Kezeli-e a változatokat (méret, szín) ugyanúgy, ahogy a webshopod?
4. Melyik program lesz a számlakibocsátó, és ki felel az adatszolgáltatás hibáiért?
5. Mennyi a valódi havidíj, ha nő a termék-, a rendelés- vagy a felhasználószám? Mi van benne, és mi külön modul?
6. Ki tudod-e exportálni a teljes adatodat (termék, vevő, bizonylat), ha később váltanál?
7. Van-e magyar nyelvű ügyfélszolgálat, és mikor érhető el?
8. Milyen formátumban kéri a könyvelőd az adatot? Vidd el neki a kiválasztott program exportmintáját, mielőtt előfizetsz.

Mennyibe kerül, ha a webáruház-motor viszi az ügyvitel egy részét?

Egy külön ügyviteli rendszer havidíja a modulok és a felhasználók számától függ. Ehhez jön a webshop díja meg a két rendszer közti kapcsolat. Ha a napi munkád nagy része a webáruház-motorban is elvégezhető, egy előfizetéssel kevesebbet fizetsz, és eggyel kevesebb kapcsolat romolhat el.

A dajkashopon a készletkezelés és a rendelések nyomon követése már a legkisebb csomagban benne van, és harminc termékig havidíj nélkül indulhatsz (a részleteket az árak oldalon találod).

Gyakori hibák bevezetéskor

• Nincs egyeztetve a cikkszám, ezért a készletszinkron csak a termékek egy részére fut.
• A webshop és az ügyviteli rendszer másképp kezeli az áfát vagy a bruttó és nettó árat, és a kerekítés miatt eltér a végösszeg.
• Senki nem dönti el, melyik rendszer adata számít, így a kézi javítások felülírják egymást.
• A régi rendszerből átvett nyitókészletet senki nem ellenőrzi leltárral, így a hibás számok egy az egyben átkerülnek az újba.
• Nincs próbaidőszak. Az átállás egy forgalmas hétre esik, és a hibák élesben derülnek ki.

Mi az átállást mindig egy csendes hétre tennénk, és az első napokban kézzel is összevetnénk tíz-húsz rendelést a két rendszerben: a készletmozgást, az árat és a számla végösszegét, tételenként.

Kapcsolódó útmutatók

• Webáruház motor: típusok, költségek és a választás szempontjai
• Bérelt webshop vagy saját fejlesztés: melyik kinek éri meg?
• Mennyibe kerül egy webáruház? Költséglista és egy végigszámolt első év
• Fizetési és szállítási módok webshopban: mit kínálj, hogy ne hagyják ott a kosarat?
• Webáruház nyitás jogi feltételei 2026-ban: ellenőrzőlista indulás előtt
• Költözés Shoprenterből: lépésről lépésre, a rendeléstörténettel együtt