EPR-bevallás webshopnak: a negyedéves csomagolási adat a bolt saját adataiból

Aki webshopot üzemeltet, előbb-utóbb találkozik a három betűvel: EPR. A kiterjesztett gyártói felelősség rendszere a csomagolásra is vonatkozik, és a kötelezetteknek negyedévente adatot kell szolgáltatniuk az OKIRkapun keresztül. A gyakorlatban ez sok kis boltnál úgy néz ki, hogy a negyedév végén valaki Excelben próbálja összerakni, hány doboz, mennyi fólia és mennyi töltőanyag ment ki.

A dajkashop EPR-modulja ezt a számolást a bolt saját adataiból végzi el, és a végén egy XML-fájlt ad, amit az OKIRkapuba fel lehet tölteni. Mielőtt bármit leírnánk: a modul béta állapotban van, erről lent részletesen is szólunk. Ez a cikk a működését mutatja be, nem jogi tanács. Hogy a te boltodra pontosan mi vonatkozik, azt a termékdíj-ügyintéződ vagy a könyvelőd tudja megmondani.

Mi az EPR-bevallás, és miért negyedéves

Röviden: aki csomagolt terméket hoz forgalomba, annak a csomagolás mennyiségéről adatot kell szolgáltatnia. Az adatszolgáltatás negyedéves, és a határidő a negyedévet követő hónap 20. napja. A január és március közötti negyedévről tehát április 20-ig, az október és december közöttiről január 20-ig kell beadni.

A bevallás egysége a KF-kód, egy nyolc jegyből álló kód, amely leírja a csomagolást. Az első két jegy a termékáram, a következő kettő az anyagáram, utána két jegy a csoport, majd egy jegy a kötelezettség és egy a származás. A bevallásban KF-kódonként kilogrammot kell megadni. Ebből már látszik, miért nehéz kézzel: ha egy terméknek van doboza, fóliája és töltőanyaga, az három különböző KF-kód, három különböző tömeggel, és mindezt az eladott darabszámmal kell felszorozni.

Hogyan számol a modul

A számítás két dologból áll össze. Az egyik a csomagolás-törzs: cikkszámonként leírod, milyen csomagolóelemek tartoznak a termékhez, melyik KF-kóddal, mekkora tömeggel és egy termékre hány darab. A másik a negyedév eladásai. A kettőt összeszorozva jön ki a KF-kódonkénti tömeg.

A modult az adminban a Számlák, bevallás csoportban, az EPR-bevallás pont alatt találod. Előtte az App Store-ban be kell kapcsolni az EPR-bevallás modult. A felület öt lépésben vezet végig, ahogy a bevallást valaki ténylegesen elkészíti.

1. A bevalló cég

Ezek az adatok kerülnek az XML fejlécébe: cégnév, KÜJ, adószám, székhely, KSH törzsszám, TEÁOR és a kapcsolattartó. Itt jelölheted azt is, ha egyéni teljesítő vagy. A felület kiírja, melyik adat hiányzik még az XML-hez.

Ugyanitt két beállítás van, ami a boltok egy részét érinti. Az egyik az EPR-záradék a céges vevők számláján. Ha az árut te hozod elsőként forgalomba, például importálod, és az EPR-díjat te fizeted, a bekapcsolt záradék az adószámos vevő számlájára ráírja, hogy a kiterjesztett gyártói felelősségi díj megfizetése az eladót terheli. Magánszemélynek szóló számlára nem kerül rá, és alapból ki van kapcsolva, mert egy belföldről beszerző boltnál nem lenne igaz.

A másik az import csomagolás elszámolása, erről lent írunk.

2. Honnan jönnek az eladások

Itt négy forrás közül választhatsz:

• ennek a dajkashopos boltnak a saját rendelései, ehhez beállítás sem kell;
• a NAV Online Számla, bármelyik számlázóhoz, ilyenkor a kiállított számlák tételei számítanak, és csak lekérdezési jogú technikai felhasználó kell;
• egy UNAS webáruház, a rendszer API-kulcsával;
• egy Shoprenter webáruház, a saját API-kliensével.

Ez azt jelenti, hogy az EPR-modult akkor is használhatod, ha a webshopod nem a dajkashopon fut. A hozzáférési adatokat titkosítva tároljuk, és a felület soha nem küldi vissza őket a böngészőbe. Mentés után a Kapcsolat próbája gombbal ellenőrizheted, hogy a megadott adatokkal a rendszer eléri a forrást.

A saját boltos forrásnál az eladás negyedéve az a nap, amikor a futár átvette a csomagot. Ami még nem ment el, az abban a negyedévben számít, amikor átadják. A visszaküldött vagy át nem vett csomag a visszaérkezés napján mínuszként jelenik meg. Kizárhatsz rendelési állapotokat is, például a törölt, a visszatérített vagy az át nem vett rendeléseket.

3. A csomagolás-törzs

Ez a munka nagyobb része, de csak egyszer kell elvégezni, utána csak az új termékeknél. A törzset soronként is felveheted a felületen, vagy egy táblázatban töltöd ki és feltöltöd. Van letölthető minta CSV kitöltött példasorokkal, például egy termék dobozával, fóliájával és töltőanyagával, meg egy rendelésenkénti szállítódobozzal.

A KF-kód részei a felületen a hivatalos OKIR-kódlistákból választhatók, így érvénytelen kódot össze sem lehet állítani. A feltöltés minden-vagy-semmi alapon működik: ha egyetlen sor hibás, semmi nem változik, és visszakapod a hibás sorok listáját. Ez szándékos, mert egy félig betöltött törzzsel a bevallás csendben hiányos lenne.

Ha a boltod UNAS-on vagy Shoprenteren fut, a törzset a termékek saját paramétereiből vagy jellemzőiből is be lehet olvasni, ha ott vezeted a csomagolás adatait. Így egy helyen tarthatod a termékadatot.

4. Nyilvántartás: ami nem eladásból jön

Két dolog van, ami nem az eladásokból számolható. Az első a külföldről beérkezett áru külső csomagolása: raklap, gyűjtőkarton, fólia. Ezt a bevételezésnél is rögzítheted, ilyenkor import tételként automatikusan ide kerül a beérkezés napjával.

A második az újrahasználható csomagolás, tipikusan a raklap: az első forgalomba hozatal, a kiadás és a visszavétel is itt vezethető.

Az import csomagolás elszámolására két mód választható. Az alap az értékesítés-alapú: a szállítmány csomagolása abban a negyedévben bevallandó, amikor lebontod, a termék saját doboza pedig eladáskor számít. A másik a készletre vétel szerinti: ilyenkor minden csomagolás abban a negyedévben megy, amikor az áru beérkezett, és erre csak negyedév elején lehet áttérni. Mindkét módot nyitó leltárral kell kezdeni, ezt is ebben a lépésben veszed fel.

5. Negyedéves bevallás

Kiválasztod az évet és a negyedévet, és elindítod a számítást. Ez a háttérben fut, mert egy külső forrásnál, főleg a NAV-nál, ahol számlánként megy egy lekérdezés, nagyobb forgalomnál percekig is eltarthat.

Az eredmény KF-kódonként mutatja a kilogrammot és a darabszámot, meg egy részletezőt cikkszámonként. Ha van olyan eladott cikkszám, amelyhez nincs csomagolásadat a törzsben, a modul kilistázza. Ilyenkor az XML csak akkor tölthető le, ha kifejezetten tudomásul veszed, hogy ezek nélkül készül. Ha pedig egyetlen eladott cikkszámhoz sincs adat, XML nem készül, mert az hamis nullás jelentés lenne.

Ha a negyedévben tényleg nem volt bevallandó eladás, az XML nullás jelentésként készül. Az eredmény CSV-ben is letölthető, ami a könyvelővel való egyeztetéshez jól jön.

Amire az első negyedévben figyelj

A törzs a cikkszámmal párosít. Ha egy terméknek változatai vannak (szín, méret), a saját boltos forrásnál a változat cikkszáma számít, ha van ilyen, tehát a törzsben is azzal kell szerepelnie. Ha a változatok csomagolása azonos, érdemes egyforma sorokat felvenni mindegyikhez, mert a modul nem találgat.

A szállítódoboz és a töltőanyag sok boltnál nem termékhez, hanem rendeléshez tartozik: egy dobozba kerül két bögre vagy öt. A letölthető minta CSV-ben van példa a rendelésenkénti szállítódobozra, ezt érdemes onnan kiindulva kitölteni.

Végül nézd meg a kizárt állapotokat. Ha a boltodban a törölt rendelés mellett a visszatérített is gyakori, mindkettőt érdemes kizárni, különben olyan csomagolás is a bevallásba kerülhet, ami végül ki sem ment.

Feltöltés az OKIRkapuba

Az XML-t az OKIRkapuban az Új adatcsomag XML-ből gombbal lehet feltölteni, utána következik az Ellenőrzés, majd a Beküldés. Beküldés után a modulban jelölheted, hogy az adott negyedév beküldve, és felírhatod az iktatószámot is.

Ennek van egy gyakorlati haszna is. Ha egy már beküldött negyedévhez tartozó bevételezést utólag stornóznál, a rendszer nem engedi csendben kivenni a hozzá tartozó csomagolást, mert az már önellenőrzést igényel.

Béta: mit jelent ez nálunk

A modul fejlécében ott a Béta jelzés, és ezt komolyan gondoljuk. A modul próbaüzemben van. A számítás logikáját egy termékdíj-ügyintéző szakemberrel több körben egyeztettük, a számítómag tesztjei az elkészült XML-t a hivatalos OKIR-sémával is ellenőrzik. A külső forrásokhoz készült kapcsolatok (NAV, UNAS, Shoprenter) a szolgáltatók hivatalos leírásai alapján készültek. Egy-egy új bolt bekötésekor ezért különösen érdemes az első negyedév eredményét tételesen átnézni.

A felület ezt ki is írja: az eredményt és az XML-t az OKIRkapus beküldés előtt nézze át a termékdíj-ügyintéződ vagy a könyvelőd, és ha eltérést találsz, jelezd nekünk. A besorolásért, vagyis hogy ki a kötelezett, melyik KF-kód tartozik egy csomagoláshoz, és ki fizette már meg a díjat, a bevalló felel. A modul számol és összerak, a döntést nem veszi át.

Egy negyedév, ahogy a gyakorlatban kinéz

Vegyünk egy kis kozmetikai boltot, amelyik hazai gyártótól veszi a krémeket, és saját dobozban küldi ki őket.

Az első alkalommal felviszi a törzsbe a krémek tégelyét és dobozát a gyártó adatai alapján, meg a rendelésenkénti szállítódobozt és a töltőpapírt. Ez egy délután munka.

A negyedév végén kiválasztja a negyedévet, elindítja a számítást, és megnézi a hiányzók listáját. Kiderül, hogy két új termékhez még nincs csomagolásadat. Felviszi őket, újra lefuttatja, és a lista üres. A KF-kódonkénti összesítőt elküldi a könyvelőnek, aki átnézi, utána feltölti az XML-t az OKIRkapuba, és a modulban jelöli a beküldést az iktatószámmal.

A következő negyedévben ugyanez már negyedóra, mert a törzs megvan.

Kinek való

Ha a webshopod csomagolt terméket ad el, és a negyedéves adatszolgáltatás rád is vonatkozik, a modul a számolás gépies részét leveszi a válladról. Különösen azoknak hasznos, akik sok cikkszámmal dolgoznak, vagy akiknél a szállítódoboz és a töltőanyag rendelésenként változik.

Ha a webshopod nem a dajkashopon fut, a NAV-, UNAS- vagy Shoprenter-forrással akkor is kipróbálhatod. Ha a dajkashopon fut, az eladások beállítás nélkül jönnek a saját rendeléseidből, a külföldi beérkezések csomagolása pedig a készletkezelés bevételezéséből. A modulok és a csomagok listáját a funkciók és az árak oldalon találod, boltot pedig a regisztrációval indíthatsz.