Webshop raktárkezelés készletnaplóval: minden darab nyoma megmarad

Hétfő reggel a termékoldalon 12 darab áll egy bögréből, a polcon viszont csak 9 van. Valahol, valamikor eltűnt három. Lehet, hogy a hétvégén egy lemondott rendelés nem tette vissza, lehet, hogy valaki kézzel átírta, és az is lehet, hogy a beszállító kevesebbet hozott, mint amit rögzítettünk. Ha a webshop csak a mostani számot tudja, akkor ez a kérdés megválaszolhatatlan, és marad a tippelés.

A dajkashop webáruház motorja ezért mostantól minden készletváltozást külön sorba ír. Ebben a cikkben végigmegyünk azon, hogyan működik a webshop raktárkezelés a gyakorlatban: mit rögzít a készletnapló, hogyan veszel be árut tételesen, mire jó a három raktárhely, és hol kapcsolódik ide az EPR.

Miért nem elég egyetlen készletszám

A legtöbb kis bolt úgy indul, hogy minden terméknél van egy szám, és az csökken, amikor valaki vesz. Ez addig rendben van, amíg kevés a termék és kevés a mozgás. Aztán jön az első visszáru, az első utánvétes csomag, amit nem vettek át, az első Excel-import, és a szám elkezd elcsúszni.

A gond nem az, hogy hibázik valaki. Az a gond, hogy utólag nem látszik, mikor és miért változott. Egy készletszám olyan, mint egy bankszámla egyenlege kivonat nélkül: tudod, mennyi van, de azt nem, hogy hová ment a többi.

A készletnapló ezt a kivonatot adja meg. Minden változás egy sor, és a sorokból vissza lehet keresni, melyik pillanatban mi történt.

Mit rögzít a készletnapló

A naplót az admin felületen a Termékek menü Készlet csoportjában, a Készletmozgás pont alatt találod, az első fülön. Egy sorban ez áll:

• az időpont, percre pontosan;
• a termék neve és cikkszáma;
• a szint: a termék eladható készlete, egy raktárhely vagy egy változat;
• a készlet a változás előtt és utána, meg maga a változás pluszban vagy mínuszban;
• az ok, például eladás, lemondás, visszáru, bevételezés, korrekció vagy leltár;
• a hivatkozás, vagyis a rendelés száma vagy a bevételezés száma;
• hogy ki vagy mi mozgatta: egy admin felhasználó, a pénztár, egy import vagy egy külső szinkron.

Szóval ha a bögrénél hétfőn 12 helyett 9 van, a cikkszámra szűrve látod a hétvége minden mozgását. Ha szombaton egy lemondásnál nem jött vissza a darab, az is kiderül, mert a lemondásnak saját sora van.

Miért nem maradhat ki egyetlen mozgás sem

Ez az a rész, amit a kezelő nem lát, de érdemes tudni róla. A naplósort nem a webshop egyes funkciói írják külön-külön, hanem maga az adatbázis, minden készletváltozásnál. Ha tehát egy új funkció vagy egy külső kapcsolat módosít egy készletet, a napló akkor is rögzíti.

Az okot (eladás, bevételezés és a többi) a webshop adja hozzá. Ha egy úton valamiért nincs ok megadva, a sor akkor is létrejön, csak Ismeretlen okkal, piros jelöléssel. Ez szándékos: inkább lássuk, hogy van egy mozgás, amelynek nem tudjuk az okát, mint hogy egyáltalán ne lássuk.

Szűrés és Excel

A napló fölött szűrhetsz cikkszámra vagy terméknévre, okra, szintre, dátumtól és dátumig, valamint hivatkozásra. Ha egy rendelésszámot írsz be, az adott rendelés összes készletmozgását kapod. A CSV (Excel) gomb ugyanezt a szűrt listát tölti le, ami jól jön, ha a könyvelő vagy egy kolléga táblázatban szeretné átnézni.

Bevételezés tételekkel

Kedden megjön a szállító 40 dobozzal. Eddig ilyenkor az volt a szokás, hogy valaki egyesével megnyitotta a termékeket, és átírta a készletet. Ez működik, csak egy hónap múlva senki nem tudja megmondani, melyik szállítmányból jött a darab, és mennyiért vettük.

A Készletmozgás második füle a Bevételezés. Itt egy beérkezést egyben rögzítesz:

• a típust: beszerzés, visszáru vagy egyéb;
• a beérkezés napját (jövőbeli dátum nem adható meg);
• a szállítót és az országát kétbetűs kóddal, például HU vagy DE;
• a bizonylatot, ami lehet számla, CMR vagy szállítólevél;
• egy megjegyzést, ha kell.

Utána jönnek a tételek. A termékeket cikkszámra vagy névre keresed, és mindegyikhez megadod a mennyiséget, meg ha tudod, a nettó beszerzési egységárat. Egy bevételezésben legfeljebb 500 tétel lehet, ami egy kis bolt egész heti áruját is bőven elviszi.

Mentéskor a bevételezés saját számot kap, BEV, év, sorszám formában, boltonként külön számozva. A készlet a megfelelő helyre kerül, és a készletnaplóban minden érintett sor ezzel a számmal hivatkozik vissza. Így ha valaki fél év múlva megkérdezi, honnan van az a 40 darab, a BEV-számra szűrve ott a válasz.

Ha a beszerzést szállítói rendeléssel kezded

Ha a Beszerzés menüben előre felvetted a szállítói rendelést, az áru átvételekor onnan is bevételezés lesz, ugyanilyen BEV-számmal. A szállítói rendelésnél látszik, melyik bevételezések tartoznak hozzá, és ha még nem jött semmi, azt is kiírja.

Stornó, ha elrontottad

Előfordul, hogy rossz szállítólevélről rögzítesz. A bevételezés megnyitásakor van egy Stornó gomb, ami előtt meg kell adnod az okát, és egy megerősítő ablak is rákérdez. A stornó visszaveszi a készletet, de mínuszba soha nem visz: ha a beérkezett áru egy része közben már elfogyott, azt kiírja, hogy melyik cikkszámból mennyit nem tudott levonni.

A stornózott bevételezés áthúzva a listában marad, az okával együtt. Nem tűnik el, mert a nyoma is adat.

Három raktárhely: szinkronizált, saját és tartalék

Ez a rész azoknak szól, akiknek nem minden áruja egy helyen van. Mondjuk a termékek nagyobb részét egy külső raktár kezeli, ami a saját rendszeréből küldi a készletet, közben a bolt irodájában is van egy polc, ahová a gyors darabok kerülnek. Esetleg van egy kis tartalék a pincében, amit nem akarsz azonnal eladni.

A Készletmozgás harmadik füle a Raktárhelyek. Itt három helyet találsz:

1. Szinkronizált raktár: ezt a külső raktárkezelő írja, kézzel nem szerkeszthető.
2. Saját raktár: ide megy a bevételezés és a kézi korrekció, és a kiadás innen von le először.
3. Tartalék raktár: alapból nem számít az eladhatóba.
4. Mindhárom mellett egy Eladható kapcsoló, amellyel eldöntöd, beleszámít-e a webshopban mutatott készletbe.

Mit lát a vevő

A vevő továbbra is egy számot lát a terméknél. Ez a szám bekapcsolt módban a kijelölt helyekből jön össze: a szinkronizált raktár készlete, plusz a saját és a tartalék (ha azok eladhatók), amelyből a még ki nem adott rendelések már le vannak vonva. A szinkronizált helynél megadhatod, hogy a külső rendszer eleve a foglalással csökkentett számot küldi, így azt nem vonjuk le még egyszer.

Ha egyik hely sem eladható, a bolt pontosan úgy működik, mint eddig: a termék saját készletszáma az irányadó. Tehát senkinek nem kell átállnia, aki nem akar.

Átállás egy kattintással

Amikor először bekapcsolsz egy helyet, a felület felajánlja, hogy a termékek mai készlete a nyitott rendelésekkel együtt kerüljön át a saját raktárba. Ezt javasoljuk, mert így a vevő által látott szám az átállás pillanatában nem változik. Az átvétel is megjelenik a készletnaplóban, leltár okkal.

Bekapcsolt módban a termékszerkesztőben vagy Excel-importtal beírt készletváltozás is a saját raktárba kerül. A szinkronizált helyet csak a külső rendszer írja, így nem fordulhat elő, hogy egy kézi javítás és egy szinkron felülírja egymást.

Kiadás és mínusz

Amikor egy rendelést kiadsz, a készlet először a saját raktárból fogy, ha ott elfogy, a tartalékból. Mínuszba egyik hely sem megy. Ez apróságnak tűnik, de aki próbált már mínusz kettes készlettel leltárt egyeztetni, az tudja, miért számít.

Hol jön be az EPR

Ha külföldről hozol be árut, a szállítmány külső csomagolása (raklap, gyűjtőkarton, sztreccsfólia) a kiterjesztett gyártói felelősség, vagyis az EPR szerint a te bevallandó adatod lehet. A bevételezés űrlapja ezért külföldi beszerzésnél, vagyis ha a típus beszerzés és az ország nem HU, megmutat egy külön részt a csomagolásnak.

Itt soronként megadod a csomagolóelemet, a KF-kódot, a darabonkénti tömeget grammban és a darabszámot, és ha már lebontottad, a lebontás napját. Ezek a sorok az EPR-nyilvántartásba kerülnek import tételként, a beérkezés napjával. A termék saját, fogyasztói csomagolását ide nem kell beírni: az eladáskor számít, a csomagolás-törzs alapján.

Ha később stornózod a bevételezést, a hozzá tartozó EPR-tételek is törlődnek. Kivétel, ha az adott negyedév bevallását már beküldted: ilyenkor a stornó nem fut le, mert azt már önellenőrzéssel kell rendezni. Az EPR-bevallásról külön cikkben írtunk: EPR-bevallás webshopnak.

Egy hét a raktárban, ahogy a napló látja

Hogy ne maradjon elméleti, nézzünk egy hetet egy kis lakberendezési boltban, ahol a saját raktár be van kapcsolva.

Hétfőn reggel három rendelés jön a hétvégéről. Mindhárom eladás okkal kerül a naplóba, a rendelésszámmal. Délben az egyiket a vevő lemondja: a lemondás külön sor, és a két darab visszakerül.

Kedden megjön a szállító 40 dobozzal, ebből 6 doboz sérült, azt visszaküldöd. Rögzíted a bevételezést 34 darabbal, a szállítólevél számával. A napló 34 darab pluszt mutat a BEV-számmal.

Szerdán kiderül, hogy egy polcon két darab rossz cikkszámon állt. Kézzel javítod, a napló korrekció okkal és a nevedben rögzíti.

Csütörtökön visszaérkezik egy utánvétes csomag, amit a vevő nem vett át. Ennek is saját oka van.

Péntek délután, amikor valaki megkérdezi, miért 31 a készlet és nem 33, nem kell fejben visszajátszani a hetet. Rászűrsz a cikkszámra, és sorban ott van minden.

Kinek érdemes bekapcsolni a raktárhelyeket

A készletnapló mindenkinek fut, ehhez nem kell semmit bekapcsolni. A bevételezés is azonnal használható, raktárhelyek nélkül is: ilyenkor a beérkezett mennyiség egyszerűen a termék készletéhez adódik.

A három raktárhely azoknak hasznos, akiknél van külső raktár vagy ügyviteli rendszer, ami készletet küld, vagy akik szét akarják választani a gyorsan eladható és a félretett árut. Ha egyetlen polcod van egy lakás sarkában, nyugodtan maradj a megszokott módon.

Hogyan kezdj hozzá

Ha már dajkashopos boltod van, nyisd meg az adminban a Termékek, Készlet, Készletmozgás pontot, és nézd meg a naplót egy olyan termékre, amelyik az elmúlt napokban fogyott. Ha még nincs boltod, a funkciók teljes listáját a funkciók oldalon találod, a csomagokat az árak oldalon, és a regisztrációval bankkártya nélkül el tudsz indulni. Ha most nyitnál boltot, érdemes előtte elolvasni a webshop indításáról szóló útmutatót is.